Grunnleggende funksjonalitet
AV Dialog er på mange måter en både enkel, men samtidig avansert løsning som kan konfigureres til å gjøre en hel masse. Utgangspunktet for løsningen er at man registrere en henvendelse (avvik, melding) ved hjelp av følgende viktige egenskaper:
- Tidspunkt for oppretting
- Type og detalj, begge som predefinerte koder
- Plassering i kartet supplert med en aresse eller bare pekt i kart
- En status som sier noen om hvor i prosessen denne henvendelse er
- Et ansvar som kan flyttes rundt for intern behandling i en organisasjon
Henvendelsen kan suppleres med kontaktinformasjon:
- Navn på melder
- Adresse for melder
- Telefon og epost for melder
- Ønske om type tilbakemelding for å bli oppdatert
Videre kan man:
- Tildele en ansvarlig, f.eks. internt i en organisasjon eller mot tredjepart
- Legge til en kommentarer fortløpende, for å kommentere henvendelsen, for å legge til nyttig informasjon under behandling eller legge inn informasjon man ønsker returnert til melder eller ut mot publikum.
Utvidet funksjonalitet
Utover dette kan man konfigurere en rekke muligheter og aktiviteter. Felles for disse er at disse knyttes til enten det tema eller detalj kode henvendelsen er gitt. På denne måte kan man langt på vei automatisere behandlingen av enkelte henvendelser.
Vi skiller mellom to typer konfigurering, pre-handling eller post-handling. Dette vil si hvorvidt løsning skal foreta seg noe straks kode velges eller først når man velger å trykke lagre. Nedenfor litt om mulighetene:
Tilleggsinformasjon, brukerstøtte
Enkelte typer henvendelser kan kanskje ha behov for en forklarende tekst slik at man forstår hvordan henvendelsen best skal registreres. Dette kan gjelde:
- Beskjed om å peke på objektet (skilt, gatelys) henvendelsen gjelder eller sted i mark/sjø man henviser til.
- Forklaring av tilleggsfelt som kommer fram for enkelte typer henvendelser (kundenummer, kontaktperson, tidspunkt for framsatt søppelspann osv).
- Beskjed om å benytte kommentarfelt for supplerende informasjon.
Skjerme henvendelser
Det kan være behov for å skjerme enkelte henvendelser i forhold til publikum. Dette kan gjelde avvik knyttet til et firma man ikke vil andre skal se, det kan være henvendelser som omfatter noe en innbygger har gjort feil osv.. I behandlingsløsningen kan man til enhver tid huke av for «Intern melding». Dette vil skjerme henvendelsen. Man kan også konfigurere enkelte typer henvendelser slik at disse alltid vil settes til intern. Dette innebærer at man kan registrere en henvendelse i publikumsløsningen, men man vil ikke kunne se denne etter at den er levert.
Sette ansvar, behandling og instans
Enkelte henvendelser skal kanskje alltid plasseres med et gitt ansvar, gitt behandling eller eier.
- Behandling kan settes som pre og post-handling.
- Ansvar kan også settes som pre og post-handling.
Når man setter behandling eller ansvar som pre vil man i AV Dialog få aktuell kode opp som et forslag. Dette forslaget kan imidlertid overstyres, hvilket også er hensikten. Hvis man imidlertid setter koden som post så vil koden settes ved lagring og bruker kan derfor ikke påvirke denne.
- Instansen som løsning tilhører (kommune, selskap osv) kan settes i post. Dette er nyttig fordi man kanskje vil flytte enkelte henvendelser over til en annen kommune, interkommunalt selskap el.
Varsle
Av og til kan det være nyttig å kombinere en nyankommet henvendelse med en epost eller en SMS slik at riktig mottaker får en påminnelse om å gjøre noe. et slikt varsel kan suppleres med en bestemt tekst i tillegg til at all informasjon som fulgte henvendelsen ved oppretting også blir med.
- Varsle settes som pre-handling
Vise og slå opp punkt, område
Man kan legge til objekter eller områder som kan vises i kartet (f.eks gatelys) dersom henvendelsen angår dette. For public versjonen av DIALOG kan disse settes til å dukke opp automatisk. Man kan videre knytte informasjon fra et slikt objekt eller område som så hektes på henvendelsen.
Et eksempel er å ha områder for tømmeruter som vises for aktuelle henvendelser.
- Oppslag punkt/område vil være en post-handling
Oppslag med spørring
Et oppslag kan kombineres med en spørring slik at man fra et oppslag kan generere ulike typer meldinger tilbake til melder eller videre til den som skal varsles. Eksempler på dette er hvis man sjekker mot brøyteroder og finner aktuell rode. Navn eller kategori på rode kan benyttes for å finne hvem og hvordan det skal varsles, samt hvilken melding vi skal sende til vedkommende.
Et eksempel er å kombinere spørring med oppslag på veg (se nedenfor). Her kan man avgjøre om vegen henvendelsen gjelder er kommunalt eid eller tilhører Statens Vegvesen. Resultat avgjør hvem man setter som ansvarlig og hvem som varsles.
- Spørring vil være en post-handling
Oppslag med tilbakemelding
Her ser man et eksempel hvor man henter informasjon som er lagt inn på et områdepolygon (f.eks et vannavslag). Informasjonen benyttes for å gi en fornuftig tilbakemelding til bruker. Dette er et eksempel på hvordan enkelte henvendelser faktisk kan helautomatiseres.
- Oppslag med tilbakemelding vil være en post-handling
Oppslag veg
Oppslag veg er en spesialfunksjon som benyttes mot NVDB API’et til Statens Vegvesen. Oppgitt koordinat (pekt i kart) gir svar på vegeier i tillegg til vegreferansen for punktet (vegkategori, vegnummer, hovedparsell og meterverdi).
- Oppslag veg vil være en post-handling
Aktivere tilleggsfunksjoner
Etter at en henvendelse er lagret kan man sette i gang et uttall av ulike oppgaver. Å aktivere tillegsfunksjoner innebærer at man aktivererer en funksjon på databasen like etter oppretting av henvendelse. Inputparameter vil kun være henvendelses id og funksjonen på server tar så tak i denne og gjøre det funksjonen skal gjøre.
Et eksempel er en funksjon som finner ut hvilken tømmerute et punkt tilhører. Funksjonen foretar en geografisk analyse og finenr ut om punktet ligger innefor et slikt område. Hvis så kan ulike egenskaper på henvendelsen endres osv.. Tilleggsfunksjoner er således en svært kraftig funksjon.
- Tilleggsfunksjoner vil være en post-handling