Melding

Her vil man se at siden er bygget opp av tre seksjoner:

  • Melder
  • Observasjon
  • Ekstra

Melder

Under melder fyller man eventuelt ut (ikke nødvendig) følgende opplysninger om melder:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Epost
  • Type tilbakemelding (hvis ønskelig)
  • Meldt tilbake dato

Merk at dersom man først fyller ut telefonnummer så vil opplysninger om navn, adresse og også plassering i kart automatisk komme inn. Dette forutsatt at telefonnummeret lar seg slå opp. Det kan være situasjoner hvor telefonnummeret inneholder flere adresser og eiere og de tilfeller vil ingenting skje.

Merk også “type tilbakemelding” benyttes dersom melder har bedt om å å holdes orientert om utvikling i henvendelsen. En kvittering på innmeldt forhold vil også automatisk sendes i det henvendelsen opprettes.

Tilbakemelding til melder må trigges av den som behandler. Det finnes en liten avhukning nederst på siden som må hukes av for at tilbakemelding skal gis.

Observasjon

Her legger man inn informasjon om selve observasjonen. Følgende egenskaper kan legges inn:

  • Intern melding
  • Observert dato
  • Adresse
  • Tema
  • Kode
  • Behandling
  • Avdeling
  • Ansvarlig
  • Kommentar

Intern melding hukes av dersom man ønsker å håndtere henvendelsen internt. Dette vil si at henvendelsen ikke vil vises ut mot publikum i publikumsdelen av DIALOG.

Observert dato vil fylles ut automatisk, men kan også settes til et tidligere tidspunkt, hvis f.eks observasjonen gjaldt noe man så i går

Behandling vil for alle nye henvendelser settes automatisk til “0:Ubehandlet” hvis ikke annet er angitt. Man kan selvsagt ta i mot en henvendelse og straks sette denne til ferdigbehandlet. Aktuelt hvis man mottar en telefon og under samtalen finner et svar og løsning på henvendelsen.

Merk at behandling har direkte innvirkning på henvendelsen status. Dette er konfigurertbart. Status har en av følgende verdier med tilørende farge:

  • Rød – Ubehandlet
  • Gul – Under behandling
  • Grønn – Behandlet
  • Grå – Utbedret

Sjekk her for en mer utfyllende beskrivelse av viktige prinsipper i løsningen.

Avdeling og ansvarlig kan benyttes for å flytte eller plassere ansvar. Dette er en fin måte å flytte løsning rundt i en organisasjon. En henvendelse vil gjerne oppfattes å høre til det tema man registrere mot, f.eks veg. Det kan imidlertid vise seg at det er helt andre avdelinger som eier henvendelsen, og på denne måte kan denen da flyttes.

Under kommentar kan man legge inn supplerende informasjon om selve observasjonen eller nyttig informasjon man vil knytte til ved behandlingen av henvendelsen. Alle kommentarer vil finnes igjen i logg.

Nederst i bilde vil man finne avhuking for:

  • Meld tilbake
  • Publiser

Meld tilbake benyttes dersom melder har oppgitt en tilbakemeldingstype. Kommentar og henvendelsen aktuelle status og egenskaper vil sendes til melder.

Publiser gjør at kommentaren man fyller ut også publiseres mot publikum.

Ekstra

Det er mulig å konfigurere inntil 5 ekstrafelt for spesielle typer henvendelser. Disse vil dukke opp her.

Category: